對打工仔及HR人員來說，如何計算年假非常重要。坊間談及的「Anniversary Basis」、「Individual Leave Year」、「Calendar Year Basis」或「Common Leave Year」，指的到底是什麼呢?
另外，如何利用MICROSOFT EXCEL方便地進行有關年假 Annual Leave 的計算？
1. 什麼是「Annivesary Basis」或「Individual Leave Year」？
「Annivesary Basis」或「Individual Leave Year」指員工可享的年假數目，按照員工何時入職及其往後的週年日逐年增加。如按照現時香港勞工法例規定，員工入職第一個週年日後的一年內可享7天有薪年假，第二個週年日後的一年可享7天，第三個週年日後的一年可享8天，如此類推。
僱傭條例簡明指南第四章：休息日、法定假日及有薪年假
http://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/04.pdf
不過，一般的香港公司所提供的年假數目較法例最低要求為多。另外，員工無須等候一年，即可享有所謂「第一年」的年假數目。我們一般稱上述做法為「Entitled in Advance」。不過，為表達法例要求「足一年」才享有薪年假的做法，本編的例子裡都假設「足一年」，即不採用「Entitled in Advance」的做法。
例如，假設員工可享假期日數，足一年後起，由第一年至第四年分別為7日、7日、8日及9日。員工於2016年5月27日入職，往後的可享年假日數為：
2. 什麼是「Calendar Year Basis」或「Common Leave Year」？
除了第1點解釋的方法外，公司亦可選擇以「Common Leave Year」的方法，即不論員工入職時間是否一樣，一概以同一日(例如1月1日)計算可享日數。
同樣以足一年後起，第一年至第四年分別可享7日、7日、8日及9日為例，假設員工於2016年5月27日入職，每年的可享年假日數為：
須注意，在第一年裡，可享日數須按已入職日數按比例"pro-rata"計算，並且根據《僱傭條例》，每論該年是否潤年，計算比例時其份母必然是365，而不會是366。計算結果中不足一日的部分將被當作一整日。
在以上例子中，2017年的可享日數為：
- 由2016年5月27日至2016年12月31日的入職日數：219
- 219 / 365 = 0.6
可享日數 = 7 x 0.6 = 4.2
整日計算：4.2日 當作 5日
《僱傭條例》共同假期年的選擇：
http://www.blis.gov.hk/blis_ind.nsf/B0BF723264BB0D11482564820006A88F/64014BA264333CBE48257EFA000E2A9E?OpenDocument
「共同假期年」在「僱傭條例簡明指南」裡的介紹：
http://www.labour.gov.hk/tc/public/pdf/wcp/ConciseGuide/04.pdf
3. 有二合為一的計算方法嗎？
有。關於可享日數我們可依據「Annivesary Basis / Individual Leave Year」判斷，但員工實際可享日數餘額則只在「Calendar Year Basis / Common Leave Year」的起始日才作調整。我們一般稱上述做法為「Hybrid」做法。
同樣以第一年至第四年分別可享7日、7日、8日及9日為例，假設員工於2016年5月27日入職，每年的可享年假日數為：
在以上例子中，2017年的可享日數為5日，計算方法與第2點的說明一樣。
至於2019年裡，可享日數為：
- 7 x (146 / 365) + 8 x (219 / 365) = 7.6日
- 當中146為2018年1月1日到2018年5月27日的日數；219是2018年5月27到2018年12月31日的日數
4. 能給我上述計算的Excel Template 方便參考嗎？
作為你的最好伙伴，我們已為你準備Excel File供下載使用，分別列出「Entiltled in Advance」及不採用「Entiltled in Advance」的計算方法：
如果對 Excel 中「hlookup」功能，以及相似的「vlookup」想進一步了解，可以參考以下Microsoft連結的資料：
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